Política de tratamiento de datos personales

Ámbito y aplicación

Esta política explica cómo trata ESG360 (“ESG360”, “nosotros”) los datos personales en relación con sus servicios de asesoría ESG, evaluación, elaboración de informes, clima, cadena de suministro, finanzas sostenibles, formación y seguimiento digital, con sus relaciones comerciales y con su sitio web. ESG360 tiene su sede en Estambul, Türkiye, y es filial de Global Alliance Register (“GAR”).

Se aplica a los datos personales de clientes potenciales y actuales y de su personal, de las personas cuya información figura en los registros que revisamos para un cliente (por ejemplo, empleados, proveedores, contratistas, miembros del consejo y participantes en proyectos), de participantes en formaciones, socios, proveedores, candidatos a un puesto de trabajo, visitantes del sitio web y otros contactos comerciales. Pueden resultar aplicables avisos distintos a proyectos, entidades o jurisdicciones concretos.

Funciones y responsabilidades

Según la situación, ESG360 actúa como responsable del tratamiento (decidimos por qué y cómo se tratan los datos personales, por ejemplo en nuestras propias relaciones con clientes, la facturación, la calidad y el sitio web) o como encargado del tratamiento (tratamos datos personales siguiendo las instrucciones de un cliente en el desarrollo de un encargo, por ejemplo cuando revisamos los registros de personal, proveedores o instalaciones de un cliente).

Cuando un encargo cuenta con la intervención de socios acreditados o autorizados, por ejemplo para la verificación independiente o el aseguramiento, cada socio es responsable de su propio tratamiento y de los juicios independientes que emita. ESG360 no certifica, no acredita ni presta servicios de aseguramiento por sí misma.

Datos personales que tratamos

• Datos de identificación y contacto: nombre, cargo, empleador, dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección postal.
• Datos profesionales: función, cualificaciones, asistencia a formaciones, responsabilidades relevantes para un encargo.
• Datos del encargo: consultas, solicitudes de información y su referencia de seguimiento, propuestas, contratos, correspondencia, entregables, actas de reuniones.
• Datos de proyecto facilitados por el cliente: registros de personal, de seguridad y salud, de proveedores, de gobernanza, de emisiones y operativos que pueden identificar a personas, que se nos entregan para su evaluación, diligencia debida o elaboración de informes.
• Datos financieros: datos de facturación, referencias de pago y registros fiscales.
• Datos técnicos: dirección IP, información del navegador y del dispositivo, registros de seguridad y datos de uso del sitio web.
• Comunicaciones: correos electrónicos, mensajes, reclamaciones y comentarios.

Procedencia de los datos

De usted directamente (formularios, correo electrónico, llamadas, reuniones); de su empleador o de la organización para la que trabajamos; de proveedores, subcontratistas y socios; de GAR y de las sociedades del grupo; de organismos reguladores y de fuentes profesionales o societarias de acceso público; y de forma automática a través de nuestro sitio web y nuestros sistemas de información.

Finalidades del tratamiento

• Responder a consultas y solicitudes de información, y emitir referencias de seguimiento y confirmaciones.
• Preparar propuestas y prestar servicios de estrategia ESG, evaluación, diligencia debida, elaboración de informes, clima, cadena de suministro, finanzas sostenibles, formación y seguimiento digital.
• Gestionar contratos, facturación y relaciones con proveedores y socios.
• Coordinarnos con socios acreditados y autorizados cuando se necesite verificación independiente, certificación o aseguramiento.
• Control de calidad, conservación de registros, gestión de riesgos, seguridad y prevención del fraude.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales, regulatorias y profesionales, y formular, ejercer o defender reclamaciones legales.
• Enviar información sobre el servicio y, cuando esté permitido, los boletines e información sobre eventos que usted haya solicitado.

Bases jurídicas

Según el contexto, nos basamos en: la ejecución de un contrato o la aplicación de medidas precontractuales adoptadas a petición suya; el cumplimiento de una obligación legal; nuestros intereses legítimos en la gestión y protección de nuestra actividad, siempre que no prevalezcan sus derechos; la formulación, el ejercicio o la protección de un derecho; y su consentimiento explícito cuando la ley lo exija (por ejemplo, para determinadas cookies o mensajes de marketing). Cuando tratamos datos conforme a la Ley turca n.º 6698 de Protección de Datos Personales (“KVKK”), nos basamos en las condiciones de tratamiento de los artículos 5 y 6 de dicha ley. Cuando resulte aplicable la normativa de protección de datos de la UE o del Reino Unido, nos basamos en el artículo 6 (y, en su caso, en el artículo 9) del RGPD o de su equivalente británico. Usted puede retirar su consentimiento en cualquier momento con efectos futuros.

Registros de proyectos y de clientes

Los registros que recibimos de un cliente pueden contener datos personales de su personal, proveedores o partes interesadas. Los utilizamos únicamente para el encargo acordado, limitamos el acceso a quienes lo necesiten, pedimos a los clientes que compartan solo lo necesario y, cuando es posible, que los anonimicen o los agreguen. Las pruebas, los papeles de trabajo y los entregables pueden conservarse para acreditar cómo se alcanzaron las conclusiones, para cumplir requisitos profesionales o porque un cliente o un socio necesite basarse en ellos.

Categorías especiales de datos

No solicitamos categorías especiales de datos personales (como los datos de salud, la afiliación sindical o los datos biométricos) salvo que un encargo realmente lo requiera, por ejemplo, los registros de incidentes de seguridad y salud en una evaluación de instalaciones. Cuando se traten dichos datos, aplicamos garantías adicionales y los tratamos únicamente sobre una base jurídica válida.

Comunicación y divulgación

• Personal autorizado de ESG360 y sociedades del grupo GAR, según el principio de necesidad de conocer.
• Socios acreditados y autorizados, auditores, verificadores y consultores que colaboren con nosotros en un encargo.
• Proveedores de servicios: alojamiento, correo electrónico y comunicaciones, seguridad, envío de boletines, contabilidad, asesores jurídicos y otros asesores profesionales.
• Autoridades públicas, organismos reguladores y tribunales cuando lo exija la ley o para proteger derechos legales.
• Un comprador o sucesor en una reorganización empresarial, bajo compromiso de confidencialidad.

Los destinatarios reciben únicamente la información necesaria para su función y están sujetos a deberes de confidencialidad, contractuales o legales. No vendemos datos personales.

Transferencias internacionales

ESG360 está radicada en Türkiye, y nuestro grupo, nuestros socios y nuestros proveedores operan en otros países. Cuando se transfieran datos personales al extranjero, lo hacemos de conformidad con los requisitos de la KVKK (incluido su artículo 9) y, cuando resulte aplicable, del RGPD, mediante las garantías que la ley reconoce, como las decisiones de adecuación, las cláusulas contractuales tipo, los compromisos o su consentimiento explícito cuando sea exigible y válido.

Conservación y eliminación

Conservamos los datos personales únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para las finalidades anteriores y el exigido por la ley. Los factores habituales son la duración del encargo y los plazos de prescripción correspondientes, las obligaciones fiscales y contables, las necesidades profesionales de conservación de registros y las reclamaciones legales. Los registros de consultas y de solicitudes de información se conservan durante un período limitado tras el último contacto, salvo que se inicie una relación comercial. Cuando los datos dejan de ser necesarios, se suprimen, se destruyen o se anonimizan.

Seguridad y confidencialidad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, entre ellas el control de acceso en función del rol, la autenticación, el cifrado en tránsito cuando está disponible, las copias de seguridad, la supervisión y los compromisos de confidencialidad del personal y de los proveedores. Ningún sistema es completamente seguro, por lo que revisamos nuestras medidas periódicamente y pedimos a los clientes que eviten enviar datos personales innecesarios.

Sus derechos

Conforme al artículo 11 de la KVKK y, cuando resulte aplicable, al RGPD, usted puede solicitarnos que le confirmemos si tratamos sus datos personales y que le facilitemos información al respecto; conocer las finalidades del tratamiento y si se cumplen; conocer los destinatarios en Türkiye o en el extranjero; solicitar la rectificación de los datos incompletos o inexactos; su supresión o destrucción; que se notifiquen dichas actuaciones a los destinatarios; oponerse a los resultados producidos exclusivamente mediante análisis automatizado que le sean desfavorables; reclamar una indemnización por los daños causados por un tratamiento ilícito; y, conforme al RGPD, la limitación del tratamiento, la portabilidad y la oposición. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento.

Para ejercer un derecho, póngase en contacto con nosotros según se indica más abajo. Podemos necesitar verificar su identidad y responderemos dentro de los plazos fijados por la ley (conforme a la KVKK, lo antes posible y, en todo caso, en un plazo máximo de treinta días). Los derechos pueden verse limitados cuando debamos conservar registros por imperativo legal o para defender reclamaciones legales.

Sitio web, cookies y comunicaciones electrónicas

Cuando utiliza nuestro sitio web, tratamos datos técnicos para operarlo y protegerlo. Las cookies opcionales y tecnologías similares se utilizan únicamente con su consentimiento, que puede gestionar a través de Preferencias de cookies, en el pie de página. Consulte nuestra Política de cookies y nuestra Política de privacidad del sitio web. Puede darse de baja de los boletines en cualquier momento.

Menores

Nuestros servicios están dirigidos a organizaciones y a profesionales adultos. No recopilamos de forma consciente datos personales de menores a través de nuestros servicios generales.

Herramientas automatizadas e inteligencia artificial

Podemos utilizar herramientas automatizadas y asistidas por inteligencia artificial para tareas administrativas, analíticas o de redacción. Estas herramientas apoyan, pero no sustituyen, el juicio profesional de nuestro equipo, y no adoptamos decisiones con efectos jurídicos o significativos de modo similar sobre las personas basándonos únicamente en medios automatizados.

Reclamaciones y autoridades de control

Le rogamos que nos plantee primero sus inquietudes. Usted también tiene derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad turca de protección de datos personales (Kişisel Verileri Koruma Kurulu) o, cuando resulte aplicable el RGPD, ante la autoridad de control de su país de residencia, de su lugar de trabajo o del lugar de la presunta infracción.

Actualizaciones y contacto

Podemos actualizar esta política; la fecha indicada al principio corresponde a la versión vigente. Documentos relacionados: Política de privacidad del sitio web, Política de cookies, Condiciones generales.

GAR GÖZETİM MÜH. BAĞ. DEN. BEL. MÜŞ. VE EĞT. LTD. ŞTİ. (ESG360)
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Teléfono: +90 (216) 599 0127
Privacidad y solicitudes de datos: privacy@esg360.com.tr
Número de identificación fiscal: 3890699972, Administración tributaria de Erenköy, Estambul, Türkiye
Consultas y solicitudes relativas a datos: a través de nuestra página de contacto o del formulario de solicitud de información, indicando “Solicitud de datos” cuando proceda.