Informativa sul trattamento dei dati personali

Ambito e applicazione

La presente informativa illustra come ESG360 («ESG360», «noi») tratta i dati personali in relazione ai propri servizi di consulenza ESG, valutazione, rendicontazione, clima, catena di fornitura, finanza sostenibile, formazione e monitoraggio digitale, ai propri rapporti commerciali e al proprio sito web. ESG360 ha sede a Istanbul, in Türkiye, ed è una società controllata da Global Alliance Register («GAR»).

Essa si applica ai dati personali di clienti potenziali ed esistenti e del loro personale, delle persone le cui informazioni compaiono nei documenti che esaminiamo per un cliente (ad esempio dipendenti, fornitori, collaboratori esterni, membri del consiglio di amministrazione e partecipanti ai progetti), dei partecipanti ai corsi di formazione, dei partner, dei fornitori, dei candidati a posizioni lavorative, dei visitatori del sito web e di altri contatti commerciali. Per specifici progetti, enti o giurisdizioni possono essere previste informative separate.

Ruoli e responsabilità

A seconda dei casi, ESG360 agisce in qualità di titolare del trattamento (decidiamo perché e come i dati personali sono trattati, ad esempio per i nostri rapporti con i clienti, la fatturazione, la qualità e il sito web) o di responsabile del trattamento (trattiamo i dati personali su istruzione di un cliente nell’esecuzione di un incarico, ad esempio quando esaminiamo i registri relativi al personale, ai fornitori o ai siti di un cliente).

Quando un incarico coinvolge partner accreditati o autorizzati, ad esempio per attività di verifica indipendente o di assurance, ciascun partner è responsabile del proprio trattamento e dei giudizi indipendenti che esprime. ESG360 non certifica, non accredita e non fornisce attestazioni di assurance.

Dati personali che trattiamo

• Dati identificativi e di contatto: nome, qualifica, datore di lavoro, indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo postale.
• Dati professionali: ruolo, qualifiche, frequenza ai corsi di formazione, responsabilità rilevanti per un incarico.
• Dati relativi all’incarico: richieste, richieste di informazioni e relativo codice di tracciamento, proposte, contratti, corrispondenza, documenti consegnati, verbali di riunione.
• Dati di progetto forniti dal cliente: registri relativi a personale, salute e sicurezza, fornitori, governance, emissioni e attività operative che possono identificare persone, forniti per finalità di valutazione, due diligence o rendicontazione.
• Dati finanziari: dati di fatturazione, riferimenti di pagamento e registri fiscali.
• Dati tecnici: indirizzo IP, informazioni su browser e dispositivo, log di sicurezza e dati di utilizzo del sito web.
• Comunicazioni: e-mail, messaggi, reclami e riscontri.

Origine dei dati

Direttamente da Lei (moduli, e-mail, telefonate, riunioni); dal Suo datore di lavoro o dall’organizzazione per cui lavoriamo; da fornitori, subappaltatori e partner; da GAR e dalle società del gruppo; da autorità di regolamentazione e da fonti professionali o societarie pubbliche; nonché automaticamente tramite il nostro sito web e i nostri sistemi informativi.

Finalità del trattamento

• Rispondere a richieste e richieste di informazioni ed emettere codici di tracciamento e conferme.
• Predisporre proposte ed erogare servizi di strategia ESG, valutazione, due diligence, rendicontazione, clima, catena di fornitura, finanza sostenibile, formazione e monitoraggio digitale.
• Gestire contratti, fatturazione e rapporti con fornitori e partner.
• Coordinarsi con partner accreditati e autorizzati quando sono necessarie verifica indipendente, certificazione o assurance.
• Controllo della qualità, tenuta dei registri, gestione del rischio, sicurezza e prevenzione delle frodi.
• Adempiere obblighi legali, fiscali, regolamentari e professionali, nonché accertare, esercitare o difendere diritti in sede giudiziaria.
• Inviare informazioni sui servizi e, ove consentito, newsletter e informazioni su eventi da Lei richieste.

Basi giuridiche

A seconda del contesto, ci basiamo su: esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta; adempimento di un obbligo legale; i nostri legittimi interessi alla gestione e alla tutela della nostra attività, purché non prevalgano i Suoi diritti; l’accertamento, l’esercizio o la tutela di un diritto; e il Suo consenso esplicito laddove la legge lo richieda (ad esempio per determinati cookie o per i messaggi di marketing). Quando trattiamo dati ai sensi della legge turca n. 6698 sulla protezione dei dati personali (KVKK), ci basiamo sulle condizioni di trattamento previste dagli articoli 5 e 6 di tale legge. Quando si applica la normativa dell’UE o del Regno Unito in materia di protezione dei dati, ci basiamo sull’articolo 6 (e, ove pertinente, sull’articolo 9) del GDPR (Regolamento (UE) 2016/679) o sulla corrispondente disciplina del Regno Unito. Lei può revocare il consenso in qualsiasi momento con effetto per il futuro.

Documentazione di progetto e dei clienti

La documentazione che riceviamo da un cliente può contenere dati personali del personale, dei fornitori o dei portatori di interesse di tale cliente. La utilizziamo solo per l’incarico concordato, limitiamo l’accesso a chi ne ha necessità, chiediamo ai clienti di condividere solo quanto necessario e, ove possibile, di anonimizzarla o aggregarla. Le evidenze, le carte di lavoro e i documenti consegnati possono essere conservati per dimostrare come si è giunti alle conclusioni, per soddisfare requisiti professionali o perché un cliente o un partner deve potervi fare affidamento.

Categorie particolari di dati

Non ricerchiamo categorie particolari di dati personali (quali dati relativi alla salute, all’appartenenza sindacale o dati biometrici), salvo che un incarico lo richieda effettivamente, ad esempio i registri degli infortuni in materia di salute e sicurezza nell’ambito di una valutazione di un sito. Quando tali dati sono trattati, applichiamo garanzie supplementari e li trattiamo solo su una base giuridica lecita.

Condivisione e comunicazione

• Personale autorizzato di ESG360 e società del gruppo GAR, secondo il principio della necessità di conoscere.
• Partner accreditati e autorizzati, revisori, verificatori e consulenti che collaborano con noi nell’ambito di un incarico.
• Fornitori di servizi: hosting, posta elettronica e comunicazioni, sicurezza, invio della newsletter, contabilità, consulenti legali e professionali.
• Autorità pubbliche, autorità di regolamentazione e tribunali, quando richiesto dalla legge o per tutelare diritti legali.
• Un acquirente o un successore in caso di riorganizzazione aziendale, nel rispetto della riservatezza.

I destinatari ricevono solo le informazioni necessarie al loro ruolo e sono vincolati da obblighi di riservatezza, contrattuali o di legge. Non vendiamo i dati personali.

Trasferimenti internazionali

ESG360 ha sede in Türkiye e il nostro gruppo, i nostri partner e i nostri fornitori operano in altri Paesi. Quando i dati personali sono trasferiti all’estero, ciò avviene in conformità ai requisiti della KVKK (incluso l’articolo 9) e, ove applicabile, del GDPR, mediante le garanzie riconosciute dalla legge, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali tipo, impegni scritti o il Suo consenso esplicito laddove richiesto e valido.

Conservazione e cancellazione

Conserviamo i dati personali solo per il tempo ragionevolmente necessario alle finalità sopra indicate e secondo quanto previsto dalla legge. I fattori tipici sono la durata dell’incarico e i relativi termini di prescrizione, gli obblighi fiscali e contabili, le esigenze di tenuta dei registri professionali e le azioni legali. I registri delle richieste e delle richieste di informazioni sono conservati per un periodo limitato dopo l’ultimo contatto, salvo che ne segua un rapporto commerciale. Quando i dati non sono più necessari, vengono cancellati, distrutti o anonimizzati.

Sicurezza e riservatezza

Applichiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui controllo degli accessi basato sul ruolo, autenticazione, cifratura in transito ove disponibile, backup, monitoraggio e impegni di riservatezza per il personale e i fornitori. Nessun sistema è completamente sicuro; per questo riesaminiamo periodicamente le nostre misure e chiediamo ai clienti di evitare l’invio di dati personali non necessari.

I Suoi diritti

Ai sensi dell’articolo 11 della KVKK e, ove applicabile, del GDPR, Lei può chiederci se trattiamo i Suoi dati personali e ottenere informazioni al riguardo; le finalità del trattamento e se esse siano rispettate; i destinatari in Türkiye o all’estero; la rettifica dei dati incompleti o inesatti; la cancellazione o la distruzione; la notifica di tali operazioni ai destinatari; di opporsi a risultati prodotti esclusivamente mediante analisi automatizzata che Le siano sfavorevoli; il risarcimento del danno causato da un trattamento illecito; e, ai sensi del GDPR, la limitazione, la portabilità e l’opposizione. Può revocare il consenso in qualsiasi momento.

Per esercitare un diritto, ci contatti secondo le modalità indicate di seguito. Potremmo dover verificare la Sua identità e risponderemo entro i termini previsti dalla legge (ai sensi della KVKK, il prima possibile e in ogni caso entro trenta giorni). I diritti possono essere limitati quando dobbiamo conservare i registri per legge o per difendere diritti in sede giudiziaria.

Sito web, cookie e comunicazioni elettroniche

Quando utilizza il nostro sito web, trattiamo dati tecnici per farlo funzionare e proteggerlo. I cookie opzionali e le tecnologie analoghe sono utilizzati solo con il Suo consenso, che può gestire tramite le Preferenze sui cookie nel piè di pagina. Consulti la nostra Cookie policy e la nostra Informativa sulla privacy del sito web. Può annullare l’iscrizione alle newsletter in qualsiasi momento.

Minori

I nostri servizi sono rivolti a organizzazioni e a professionisti adulti. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori attraverso i nostri servizi generali.

Strumenti automatizzati e intelligenza artificiale

Possiamo utilizzare strumenti automatizzati e assistiti dall’intelligenza artificiale per attività amministrative, analitiche o di redazione. Tali strumenti supportano, e non sostituiscono, il giudizio professionale del nostro personale, e non adottiamo decisioni che producano effetti giuridici o effetti analogamente significativi sulle persone esclusivamente con mezzi automatizzati.

Reclami e autorità di controllo

La invitiamo a rivolgersi dapprima a noi. Lei ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità turca per la protezione dei dati personali (Kişisel Verileri Koruma Kurulu) o, ove si applichi il GDPR, all’autorità di controllo del Paese in cui risiede, in cui lavora o in cui si è verificata la presunta violazione.

Aggiornamenti e contatti

Possiamo aggiornare la presente informativa; la data indicata in alto corrisponde alla versione in vigore. Documenti correlati: Informativa sulla privacy del sito web, Cookie policy, Termini e condizioni generali.

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